l Pay Per Page è una soluzione economica, finanziaria, tecnologica e organizzativa.
Consiste in un contratto di somministrazione in base al quale il Cliente corrisponde alla nostra Azienda un importo unitario fisso, predefinito per ogni pagina stampata (da stampante, fax, copiatrice).
Il contratto ha una durata predefinita e, nel corso del suo svolgimento, solleva il cliente da ogni onere gestionale. Il parco macchine del cliente è rilevato dalla nostra Azienda, che corrisponderà l’equivalente del valore residuo. Il costo della pagina è unico a livello aziendale, con la sola differenziazione monocromatico/colore.
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Grazie a una progettazione personalizzata i servizi di Pay Per Page e di Document Management garantiscono una produzione documentale più efficace e un consistente risparmio economico.
La maggior parte delle attività delle aziende sono supportate da un insieme sempre più numeroso ed eterogeneo di documenti, quali e-mail, fatture, fax e lettere, la maggior parte dei quali dovrà essere stampato, scansito, catalogato, spedito e archiviato.
L’area della gestione documentale non costituisce un’area core per le aziende ma risulta essere legata a rilevanti criticità.
Tale gestione comporta ingenti oneri, spesso difficili da censire o stimare, anche perché ai costi certi (quali i canoni di noleggio) ne vanno aggiunti altri, spesso per mutate esigenze produttive o per obsolescenza tecnologica). Altri costi sono poi rilevabili solamente con un puntuale riferimento a parametri di efficienza (esempio limite l’interruzione del servizio), o di analitico controllo degli oneri indiretti (gestione logistica e amministrativa).
Secondo uno studio di Gartner, i costi di gestione del documento possono arrivare al 3% del fatturato aziendale, rappresentando dunque una significativa area di assorbimento di risorse finanziarie a causa dell’immobilizzo in beni tecnologici, e i volumi di stampa sono in costante aumento come effetto del sempre maggiore volume di informazioni disponibili in formato digitale.
Sottovalutare l’ambito della gestione documentale è dunque un grosso errore, un errore che purtroppo molte aziende, anche ben strutturate, commettono e questo perché esse, normalmente, si avvalgono di tradizionali processi d’acquisto come gare o trattative. In questo modo, però, non sono in grado di individuare le proprie effettive esigenze e di quantificare l’esatto volume della produzione di documenti, il numero delle periferiche presenti in azienda, la loro localizzazione e gli utenti che le utilizzano e, di conseguenza, non riescono a ottimizzare le spese sostenute perché le apparecchiature non sono correttamente dimensionate o fornite con adeguati impegni sul livello di servizio. Alla mancanza di certezza e consapevolezza in merito a costi e volumi dei documenti, si aggiunge uno scenario che vede convivere all’interno delle aziende vari strati di tecnologia, a volte non coerentemente integrati tra loro. Ne conseguono una diminuzione:
> in efficacia per l’impossibilità di sfruttare in modo pieno le potenzialità tecnologiche (si stima che il 35% del prezzo di un’apparecchiatura sia relativa a funzioni che non vengono effettivamente sfruttate) e perché le funzioni di controllo di gestione sono spesso inadeguate a monitorare le prestazioni di servizio di terzi, in quanto specializzate nella rilevazione di indici nelle aree del core-business aziendale.
> di efficienza, principalmente per due motivi: sprechi nella gestione operativa e pluralità di fornitori con modalità operative spesso in conflitto fra loro.
Anche gli strumenti di verifica e di monitoraggio dell’efficienza sono spesso inadeguati a tenere sotto controllo le prestazioni fornite da terze parti. Nella maggior parte dei casi si cerca di ottenere il miglior prezzo possibile per l’acquisto o il noleggio degli strumenti, ma la spesa sostenuta non viene ottimizzata perché le apparecchiature non vengono dimensionate correttamente o, a volte, il livello di servizio non corrisponde alle attese. Al fine di aiutare le aziende a individuare tutte le esigenze di gestione del flusso documentale e a tenere sotto controllo gli aspetti appena delineati, la nostra Azienda ha costituito la divione Document Consulting, che opera dal 2001, utilizzando un modello volto al trasferimento delle proprie competenze specialistiche e gestionali all’Azienda cliente. Qual è la strategia da adottare per raggiungere questo obiettivo’ Le aziende possono percorrere due strade diverse: quella del Pay Per Page (PPP) o del Document Management System (DMS), che presuppongono due differenti approcci nella gestione documentale.
Pay Per Page Green: una prospettiva ‘green’ nella gestione documentale
Misurare l’impatto ambientale dei processi di stampa per ridurre i consumi energetici, gli sprechi di carta e le emissioni di CO2.
Quando si parla dell’impatto che le tecnologie hanno sull’ambiente, vengono spesso in mente i data center, tra i più grandi consumatori di energia di tutto il comparto IT. Il fatto che queste infrastrutture tecnologiche siano le prime a essere prese in considerazione, non significa che non ve ne siano altre a cui bisognerebbe dedicare la dovuta attenzione in un’ottica green. Le tecnologie a supporto della produzione e della gestione dei documenti rientrano senza dubbio tra queste. L’ottimizzazione del parco dei dispositivi per la riproduzione e la stampa dei documenti rappresenta un driver per la riduzione dei costi e l’efficienza, ma ha anche una valenza in relazione all’impatto ambientale. Tutti elementi tra loro interconnessi, dal momento che per esempio dispositivi ottimizzati dal punto di vista del consumo energetico portano sia a una riduzione dei costi che a un minore impatto ambientale. In particolare, l’impatto sull’ambiente del parco dei dispositivi per la riproduzione e la stampa dei documenti dipende da due fattori:
> il consumo energetico necessario al loro funzionamento (senza dimenticare che i dispositivi consumano anche quando sono in standby e tale consumo può rappresentare fino al 6% dell’uso di energia elettrica in un edificio). A volte nelle imprese il parco dei dispositivi di stampa è composto da sistemi di vecchia generazione non ottimizzati dal punto di vista dei consumi ed è sovradimensionato rispetto alle reali esigenze (maggiore è il numero dei dispositivi, maggiore è l’energia necessaria).
> il consumo di carta: per produrre la carta occorrono enormi quantità di acqua, di legno e di prodotti chimici (per esempio il cloro, solvente indispensabile per lo sbiancamento della carta, presenta un forte rischio di contaminazione delle acque). Alle materie prime si aggiunge il consumo di energia elettrica necessario al funzionamento di macchinari. In media per produrre una tonnellata di carta occorrono: 15 alberi, 440.000 litri d’acqua e 7.600 kw/h di energia elettrica. Il consumo energetico e il consumo di carta si traducono in emissioni di CO2.
Il Green IT, dunque, non passa solo dal consolidamento o dalla virtualizzazione dei server o dei dispositivi di storage, ma anche dal parco dei dispositivi di riproduzione e di stampa, che può contribuire in maniera importante alla riduzione dell’impatto ambientale dei processi documentali.
Vediamo in che modo.
Risultati concreti e misurabili nel risparmio sui costi di stampa
Il minor impatto ambientale si ottiene grazie al Pay Per Page Green, un programma di innovazione e razionalizzazione tecnologica relativo ai processi di gestione e stampa del documento. Il progetto Pay Per Page Green parte con una fase di auditing in cui oltre al TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale, viene analiticamente misurato e quantificato (dati alla mano’) l’impatto ambientale in termini di consumi energetici, utilizzo di carta ed emissioni di CO2. Raccolti questi dati, viene elaborato un progetto volto a minimizzare tale impatto. Questo progetto include: rinnovamento tecnologico, verifica periodica dei risultati e sensibilizzazione degli utenti nei confronti della tematica ambientale incoraggiando per esempio l’utilizzo del fronte-retro (che può comunque essere impostato di default sui dispositivi) e a stampare solo quando necessario.
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In particolare:
> il minor consumo di energia elettrica che deriva da minor numero dei dispositivi installati e dalla maggior efficienza ‘ecologica’ dei modelli propositi (in termini di consumi energetici in modalità ‘sleep’ e ‘ready’).
> il minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default. Tutto questo si traduce in una minore produzione di CO2 e di conseguenza in un minore impatto ambientale. La funzionalità fronte-retro riduce il consumo di fogli e quindi l’emissione di anidride carbonica relativa alla produzione di carta. Anche la riduzione dei consumi di energia per il funzionamento dei dispositivi ha come conseguenza la diminuzione della produzione di CO2: per produrre una pagina occorrono mediamente KW 0,055 (le tonnellate di CO2 per KW/h sono 0,55).
Anche i software per la gestione elettronica integrati all’interno dei dispositivi oppure a essi direttamente interfacciabili contribuiscono a ottimizzare il consumo di carta e a eliminare gli sprechi. Si pensi per esempio agli applicativi di workflow management ‘ che consentono l’automazione dei processi documentali grazie alla dematerializzazione dei documenti ‘ oppure alle soluzioni per l’archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva che eliminano la necessitò di stampare il documento per conservarlo. Va da sé che non è possibile eliminare tutta la carta in circolazione, ma è possibile razionalizzarne l’utilizzo. Il green non è quindi solo una leva di marketing come era forse fino a qualche anno fa, ma un programma concreto che porta a risultati tangibili e chiaramente quantificabili.
Pay Per Page Green: tre sono le prospettive solide
Il Pay Per Page Green è un modello di business che consente alle organizzazioni di rivedere le strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale. Il sistema si basa su tre prospettive fondamentali – la prospettiva economica, quella sociale e quella ambientale – che concorrono al raggiungimento dei fondamentali obiettivi di sostenibilità che da sempre fanno parte della mission di Ricoh.
1. Prospettiva economica
Ridurre il TCO della gestione documentale. Secondo le principali società di analisi, tali costi possono arrivare al 3% del fatturato aziendale. Molte aziende non hanno un’idea precisa di quanto possa essere il costo totale relativo all’output dei documenti in ufficio e, di conseguenza, non attuano una strategia di controllo e ottimizzazione di questa voce di spesa.
2. Prospettiva sociale (organizzativa)
Migliorare i servizi alle persone, mettendo a loro disposizione dispositivi di ultima generazione che, integrando funzionalità di gestione documentale, si pongono come sistemi intelligenti in grado di snellire i processi e di migliorare la condivisione e la distribuzione di documenti e informazioni.
3. Prospettiva ambientale
Migliorare l’impatto ambientale, diretto e indiretto, dei processi documentali, grazie a un minor consumo di energia e di carta. Quest’ultima gioca un ruolo fondamentale nell’ambito dell’ecosostenibilità: diminuirne il consumo significa diminuire l’impiego delle materie prime e delle risorse nella filiera produttiva. Il Pay Per Page è Green dal momento che consente di ridurre l’impatto ambientale: nella fase iniziale di analisi viene effettuata una ‘Green Survey’ volta a raccogliere i dati relativi a questi aspetti e a presentare un progetto che porti a risultati chiaramente misurabili e quantificabili. In particolare, il minore impatto ambientale dipende da un minor consumo di energia elettrica – che deriva da un numero ridotto di dispositivi installati, tempo e consumo in modalità ‘sleep’, ‘ready’ e in produzione, efficienza dei nuovi modelli – e da un minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default, a garanzia di un utilizzo più razionale della carta.
